С 1 сентября 2026 года транспортная накладная на коммерческую перевозку груза по России оформляется только в электронном виде — через оператора и государственную систему ГИС ЭПД. Это касается не только перевозчиков: грузоотправитель — любая компания или ИП, которые заказали доставку товара транспортной компанией, — подписывает накладную первым. Разбираем, кого это касается, как устроен документ, что нужно для подключения и чем грозит бумага после 1 сентября.
Коротко. Обязанность введена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ (уточнён законом от 04.08.2026 № 302-ФЗ). Исключения, при которых бумага остаётся, — в приказе Минтранса от 01.06.2026 № 262. По сообщению Минтранса, до 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период: за бумажную накладную вместо электронной санкции не применяют, но это адаптация, а не отсрочка. В реестре Минтранса — 16 аккредитованных операторов ИС ЭПД, они работают в роуминге между собой.
| Участник | Что делает в ЭТрН |
|---|---|
| Грузоотправитель — тот, кто заказал перевозку: производитель, оптовик, интернет-магазин, отправляющий товар транспортной компанией | Формирует и подписывает титул 1 (условия перевозки, груз) — квалифицированной подписью, сотрудник — с машиночитаемой доверенностью |
| Перевозчик — транспортная компания или ИП с машиной | Подписывает приём груза (титул 2) и сдачу (титул 4); водитель подтверждает их в мобильном приложении простой подписью или через «Госключ» |
| Грузополучатель | Подписывает приём груза (титул 3) |
| Экспедитор | Оформляет электронные экспедиторские документы; с 1 марта 2026 года обязан состоять в реестре экспедиторов на платформе «ГосЛог» — работа без реестра наказывается штрафом по ст. 11.14.3 КоАП РФ |
Кого не касается. Перевозка собственного товара собственным транспортом без договора перевозки — достаточно путевого листа. Физлица, перевозящие груз для личных нужд. Международные перевозки на трансграничном участке (там CMR и авианакладная). Плюс закрытый перечень исключений из приказа № 262: грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо (перевозка между своими складами), населённые пункты без интернета, территории ЧС и военного положения, воинские перевозки, драгоценные металлы и камни, иностранные контрагенты без филиала в России, сбои инфраструктуры. В этих случаях бумага допустима, но электронный формат можно применять добровольно.
Малый бизнес, который «просто отправляет товар через ТК». Вы — грузоотправитель, и подпись под титулом 1 ваша. На практике крупные перевозчики формируют ЭТрН в своей системе по вашей заявке и дают подписать её в личном кабинете или через своего оператора ЭДО. Первое, что нужно сделать, — спросить у каждой транспортной компании, с каким оператором ИС ЭПД она работает и как вы будете подписывать накладную.
ЭТрН — это не скан бумажной формы, а структурированный XML-файл по формату ФНС (приказ от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@) из восьми частей-«титулов». Четыре обязательны и подписываются по ходу перевозки: условия и груз (грузоотправитель) → приём груза (перевозчик) → приём получателем → сдача груза (перевозчик). Ещё четыре — ситуационные: стоимость перевозки, переадресация, замена водителя. Каждый подписанный титул оператор в течение установленного времени передаёт в ГИС ЭПД, откуда данные видят Ространснадзор, МВД и ФНС. Водителю в приложение приходит QR-код — его показывают на дорожном контроле, распечатки не нужны.
Удалить или аннулировать переданную в систему накладную нельзя: ошибка после подписания исправляется исправленным титулом, ошибка в ключевых полях — новой накладной. Это важно для бухгалтерии: «переделать задним числом» больше не получится.
Транспортная накладная — первичный документ, которым подтверждают расходы на перевозку (ст. 252 НК РФ) и реальность поставки при проверке вычета по НДС. С 1 сентября 2026 года надлежащая накладная для коммерческой перевозки — электронная. Бумажная ТН вне перечня исключений после этой даты — документ, оформленный с нарушением: до 1 марта 2027 года за неё не оштрафуют по КоАП, но при налоговой проверке инспекция вправе поставить под сомнение расход и вычет. Поэтому нештрафуемый период стоит использовать для перехода, а не для ожидания.
ЭТрН, подписанная квалифицированными подписями, равнозначна бумажному оригиналу (ст. 6 закона № 63-ФЗ) — распечатывать и подшивать её не нужно, достаточно выгрузки в электронный архив.
| Нарушение | Последствие |
|---|---|
| Водитель едет без транспортной накладной (в том числе без ЭТрН в системе) | Предупреждение или 500 ₽ водителю — ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ; груз может быть задержан до оформления |
| Бумажная накладная вместо электронной вне перечня исключений | До 1 марта 2027 года — без штрафа (нештрафуемый период); специальные составы КоАП за неприменение ЭПД — в законопроекте. Налоговый риск — снятие расходов и вычета — действует уже сейчас |
| Недостоверные сведения о массе и габаритах груза в накладной | Штрафы грузоотправителю по ст. 12.21.1 КоАП РФ — до сотен тысяч рублей для организаций |
| Экспедитор без регистрации в реестре | Штраф организации по ч. 3 ст. 11.14.3 КоАП РФ |
Чек-лист до 1 марта 2027. Список перевозок и контрагентов → оператор ИС ЭПД → УКЭП и МЧД для сотрудников → модуль в учётной системе → пилотная накладная с каждым перевозчиком → регламент и архив → бумажные ТН только по исключениям приказа № 262 с пометкой, какое исключение применено.
Подберём оператора, оформим подписи и доверенности, настроим обмен с 1С и проверим первые накладные с вашими перевозчиками. Бухгалтерское сопровождение — с контролем первички по каждой отгрузке.
Бухгалтерия и кадры Написать в TelegramИсточники: Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ; Федеральный закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ; Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»; постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931; приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262; приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@; сообщение Минтранса России от 01.09.2026 о вступлении в силу обязательных ЭПД; КоАП РФ, ст. 11.14.3, 12.3, 12.21.1; НК РФ, ст. 252; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 29. Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.