Воинский учёт — та обязанность, о которой малый бизнес чаще всего узнаёт из письма военкомата или уже из протокола. С 1 октября 2023 года штрафы выросли в разы, срок давности по ним — три года, а внимание проверяющих к работодателям только растёт. Разбираем по первоисточникам: кто обязан вести учёт, что должно лежать в папке, какие сроки нельзя пропускать и во сколько обходится каждая ошибка.
Коротко. Учёт ведут все организации — ООО, АО, НКО — с первого сотрудника, подлежащего воинскому учёту. ИП формально не ведут, но проверяют документы при приёме и содействуют военкомату. Главные сроки: 5 дней на сообщение о приёме, увольнении и изменении данных, 2 недели на ответ по запросу, сверка не реже раза в год. Штрафы: до 50 тыс. ₽ на должностное лицо и до 400–500 тыс. ₽ на организацию.
Обязанность закреплена в п. 7 ст. 8 закона «О воинской обязанности и военной службе» № 53-ФЗ и п. 9 Положения о воинском учёте (постановление Правительства № 719): воинский учёт по месту работы ведут организации, а за его состояние отвечает руководитель. Численность, форма собственности и сфера деятельности значения не имеют: ООО с одним военнообязанным сотрудником обязано так же, как завод с тысячей.
Индивидуальные предприниматели в Положении не упомянуты: ИП — это гражданин, а не организация (ст. 23 ГК РФ), и обязанность вести учёт на него не распространяется; это подтверждал ещё Президиум ВАС РФ в постановлении № 13798/08. Но две обязанности у ИП остаются: при приёме на работу требовать документы воинского учёта (ст. 65 ТК РФ) и содействовать военкомату при мобилизации (ст. 9 закона № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации»). За неоказание содействия ст. 19.38 КоАП штрафует и должностных лиц, и юрлиц.
По п. 14 Положения на воинском учёте в организации состоят:
Не подлежат учёту (п. 15): освобождённые от воинской обязанности, проходящие военную службу, женщины без военно-учётной специальности, постоянно проживающие за пределами России. Поэтому на бухгалтера-женщину без ВУС карточку не заводят, а на медсестру — обязательно.
Нормы установлены п. 12 Положения и считаются по числу граждан, состоящих на учёте на 31 декабря прошлого года (п. 13):
| На учёте в организации | Кто ведёт |
|---|---|
| Меньше 500 человек | 1 работник по совместительству — обычно кадровик, бухгалтер или сам директор |
| 500–2000 | 1 освобождённый работник |
| 2000–4000 | 2 освобождённых работника |
| Больше 4000 | +1 освобождённый работник на каждые следующие 3000 |
Для малого бизнеса это значит: отдельная ставка не нужна, но приказом должен быть назначен конкретный человек, и в его должностной инструкции воинский учёт должен быть прописан. Именно он станет «должностным лицом» в протоколе, если что-то пойдёт не так, — вместе с руководителем.
Порядок работы описан в Инструкции Минобороны (приказ от 22.11.2021 № 700) и методических рекомендациях Генштаба. Первый шаг — зарегистрироваться в военкомате по месту нахождения организации. Для этого готовят:
Если компания существует давно, а на учёт в военкомате не вставала, — это не повод ждать: ответственность наступает за конкретные непредставленные сведения, и трёхлетний срок давности отсчитывается от каждого такого эпизода.
Все обязанности по актуализации сведений собраны в п. 32 Положения. Сроки короткие, и именно на них ловят чаще всего:
| Событие | Что сделать | Срок | Норма |
|---|---|---|---|
| Приняли или уволили сотрудника, подлежащего учёту | Направить сведения в военкомат по месту его учёта; призывнику — под подпись сообщить о необходимости явиться в военкомат или передать сведения через Госуслуги | 5 дней | п. 32 «а» |
| Изменились семейное положение, образование, должность, подразделение, адрес, состояние здоровья | Внести в карточку и сообщить в военкомат | 5 дней | п. 32 «е» |
| Пришёл запрос военкомата о сотрудниках | Ответить, в том числе о тех, кто обязан состоять на учёте, но не состоит | 2 недели | п. 32 «б» |
| Сверка карточек с документами сотрудников | Проверить военные билеты и удостоверения, уточнить данные | Не реже 1 раза в год | п. 32 «г» |
| Сверка с военкоматом | По списку в согласованную дату | Не реже 1 раза в год | п. 32 «д» |
| Пришла повестка на сотрудника — бумажная или электронная | Оповестить под подпись и обеспечить возможность явки, в том числе в период мобилизации | Сразу | п. 32 «ж» |
| При приёме нет отметки о постановке на учёт или человек живёт без регистрации больше 3 месяцев | Выдать сведения по приложению № 2 для постановки на учёт по месту пребывания | При приёме | п. 30 |
Списки для первоначальной постановки на учёт (юноши, которым в следующем году исполняется 17) организации представляют по запросу военкомата — на практике это касается школ и колледжей, но статья 21.1 КоАП формально распространяется на всех.
С 2024 года постановка на учёт и снятие с него ведутся через государственную информационную систему — Реестр воинского учёта (п. 16.1 Положения), а уведомления гражданам уходят через Госуслуги (п. 16.2). Для работодателя это означает две вещи. Во-первых, сведения о приёме, увольнении и изменениях можно направлять в электронной форме через портал госуслуг — но только с квалифицированной электронной подписью и сертифицированным ФСБ средством криптозащиты (п. 32.1). Во-вторых, бумажный способ никто не отменял: организация сама выбирает, отправлять письмо с уведомлением или загружать файл в личный кабинет. Что нельзя — не отправлять вовсе, рассчитывая, что «в реестре и так всё есть».
Размеры установлены Федеральным законом от 31.07.2023 № 404-ФЗ и с тех пор не менялись. Обратите внимание: по большинству составов штрафуют и должностное лицо, и саму организацию — суммы складываются.
| Нарушение | Статья КоАП | Должностное лицо | Организация |
|---|---|---|---|
| Не сообщили или сообщили с опозданием сведения, необходимые для воинского учёта (приём, увольнение, изменения, ответ на запрос) | 21.4 | 40 000–50 000 ₽ | — |
| Не представили в срок списки граждан для первоначальной постановки на учёт | 21.1 | 40 000–50 000 ₽ | 350 000–400 000 ₽ |
| Не оповестили сотрудника о повестке, в том числе электронной, или не обеспечили ему возможность явки | 21.2 | 40 000–50 000 ₽ | 350 000–400 000 ₽ |
| При объявлении мобилизации не обеспечили оповещение и явку сотрудников или поставку техники | 19.38 | 60 000–80 000 ₽ | 400 000–500 000 ₽ |
Срок давности по нарушениям в области воинского учёта — три года со дня совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ), поэтому проверка 2026 года может дотянуться до увольнений 2023-го. Каждый несданный документ — отдельное нарушение: пять уволенных без уведомления военкомата — пять протоколов.
Удалённые сотрудники по трудовому договору подлежат учёту наравне с офисными. Исполнители по договорам ГПХ на учёте у заказчика не состоят: Положение говорит о гражданах, принятых на работу.
Зафиксировать факт, выдать сведения по приложению № 2 и направить его в военкомат, а в ответ на запрос военкомата сообщить о сотруднике как об обязанном состоять на учёте. Отказ в приёме на работу из-за отсутствия военного билета трудовое законодательство не допускает.
Да: ответственным по приказу остаётся сотрудник организации, а ведение карточек, подготовку сведений, сверки и общение с военкоматом берёт на себя подрядчик. Так это устроено и у нас — в составе бухгалтерского сопровождения или как отдельная услуга.
Поставим организацию на учёт, оформим приказ, план и карточки, будем отправлять сведения о приёме и увольнении и проводить сверки. Работаем по часам: 5 000 ₽/ч + НДС 5 %, объём считаем заранее и фиксируем в смете.
Воинский учёт под ключ Чек-лист штрафов для ИП и ОООИсточники: Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ (ст. 8); Положение о воинском учёте, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (ред. от 24.03.2026), п. 9, 12–16.2, 30–33; приказ Минобороны России от 22.11.2021 № 700; КоАП РФ (ред. от 26.07.2026), ст. 4.5, 19.38, 21.1, 21.2, 21.4; постановление Президиума ВАС РФ от 28.04.2009 № 13798/08. Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию по вашей ситуации.