Как принять сотрудника в 2026 году: документы, приказы и три уведомления

Приём сотрудника — это не только трудовой договор. Есть три уведомления с разными сроками, и пропустить их легко: одно уходит в СФР на следующий рабочий день, другое в военкомат в пять дней, третье — бывшему работодателю-госоргану в десять. Разбираем по шагам, что собрать и куда отправить.

Шаг 1. Документы от кандидата

Статья 65 ТК РФ даёт закрытый перечень — требовать сверх него нельзя:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности — кроме случая, когда человек трудоустраивается впервые или идёт к вам по совместительству;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе в электронном виде;
• документы воинского учёта — для военнообязанных и подлежащих призыву;
• документ об образовании и квалификации — если работа требует специальных знаний;
• справка об отсутствии судимости — там, где закон запрещает работу таким лицам;
• справка об отсутствии административного наказания за потребление наркотических средств — в случаях, установленных федеральными законами.

Если человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку заводить не нужно: с 2021 года сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.

Шаг 2. Оформление в день приёма

1. Ознакомить под подпись с локальными актами до подписания договора: правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией, положением о персональных данных.
2. Взять согласие на обработку персональных данных — отдельным документом.
3. Подписать трудовой договор в двух экземплярах; на вашем — подпись работника о получении своего экземпляра.
4. Издать приказ о приёме (необязателен с 2022 года, но удобен как основание для кадровых и бухгалтерских действий) и ознакомить с ним.
5. Завести личную карточку и — для военнообязанных — карточку воинского учёта по форме № 10.

Шаг 3. Три уведомления и их сроки

Первое касается всех, второе — организаций (ИП воинский учёт не ведут, но документы при приёме проверяют и на запросы военкомата отвечают), третье — редкое, но забывают о нём чаще всего.

Что бывает за нарушения

• Опоздали с ЕФС-1 — предупреждение или штраф на должностное лицо 300–500 ₽ по ст. 15.33.2 КоАП; плюс 500 ₽ за каждое застрахованное лицо по ст. 17 закона № 27-ФЗ.
• Не сообщили в военкомат — 40 000–50 000 ₽ на должностное лицо по ст. 21.4 КоАП, срок давности три года. Подробнее — в статье о воинском учёте.
• Не уведомили о приёме бывшего госслужащего — ст. 19.29 КоАП: 20 000–50 000 ₽ на должностное лицо и 100 000–500 000 ₽ на организацию. Самый дорогой промах в этом списке.
• Нарушения при оформлении договора — ст. 5.27 КоАП: для ИП 5 000–10 000 ₽, для должностных лиц 10 000–20 000 ₽, для организаций 50 000–100 000 ₽.

Чек-лист на день приёма

• Документы по ст. 65 ТК РФ собраны, копии сняты, оригиналы возвращены.
• Локальные акты подписаны до трудового договора.
• Договор в двух экземплярах, подпись о получении.
• Приказ издан, работник ознакомлен.
• Карточка формы № 10 заведена, если сотрудник военнообязанный.
• ЕФС-1 подраздел 1.1 — отправлен на следующий рабочий день.
• Сведения в военкомат — в календаре на 5 дней.
• Проверено, не был ли сотрудник госслужащим последние 2 года.

Если не хотите держать это в голове — возьмём кадры и зарплату на себя: оформим приём, отправим все уведомления в срок и будем вести воинский учёт.

Источники: ТК РФ (ред. от 25.05.2026), ст. 64.1, 65; Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ст. 11 и 17 (сроки ЕФС-1 — по данным СФР); Положение о воинском учёте, утв. постановлением Правительства РФ № 719 (ред. от 24.03.2026), п. 32; КоАП РФ (ред. от 26.07.2026), ст. 5.27, 15.33.2, 19.29, 21.4. Статья носит информационный характер.